Dos hombres caminando al aire libre

Ley de Libertad de Información (FOIA) - Virginia Employment Commission

The Virginia Freedom of Information Act (FOIA), §2.2 3700 et. seq. del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que es preparado o propiedad de, o en posesión de un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden retenerse si se aplica una exención legal específica.

La política de la FOIA establece que el propósito de la FOIA es fomentar el conocimiento de todas las personas sobre las actividades gubernamentales. Para promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal para favorecer el acceso y que cualquier exención que permita denegar el uso de los registros públicos se interprete de forma limitada.

Sus derechos en virtud de la FOIA

  • Tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de registros públicos, o ambos.
  • Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
  • Si considera que se han infringido sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en un tribunal distrital o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.

Tenga en cuenta que los registros de reclamos de seguro de desempleo están exentos de FOIA.

Hacer una solicitud de registros de la Virginia Employment Commission (VEC)

  • Puede solicitar registros por correo postal, fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que su solicitud se presente por escrito ni que declare específicamente que solicita registros a la FOIA.
    • Por motivos prácticos, podría resultar útil, tanto para usted como para quien recibe su solicitud, que la presente por escrito. Así también se crea un registro de su solicitud, nos indica claramente qué registros quiere solicitar y se evitan los posibles malentendidos propios de las solicitudes verbales. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud a la FOIA si decide no hacerla por escrito.
    • Su solicitud debe indicar qué registros está buscando con «especificidad razonable». Esta petición alude al sentido común. No se refiere al volumen o la cantidad de registros que usted solicite y tampoco los limita; sin embargo, sí le pedimos la mayor especificación, para que podamos identificar y localizar los registros que busca.
  • Su solicitud debe solicitar registros o documentos. La FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que se hacen preguntas generales sobre el trabajo del VEC, ni requiere que el VEC cree un registro que no existe.
  • Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por el VEC en el curso regular de los negocios.
    • Por ejemplo, si solicita registros que se encuentran en una base de datos de Excel, puede optar por recibirlos de manera electrónica, por correo electrónico, en un disco o como copia impresa.
  • Si tenemos consultas sobre su solicitud, colabore con el personal para aclarar el tipo de registros que busca o intente llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud extensa. Hacer una solicitud en virtud de la FOIA no es un proceso contencioso, pero es posible que necesitemos hablar con usted sobre su solicitud para asegurarnos de que entendemos qué documentos busca.

Para solicitar registros del VEC, puede dirigir su solicitud a:

Virginia Employment Commission
Tanzania Brown-Nolan
Suite 212
Apartado de correos 26441
Richmond, VA 23261-6441

Teléfono:
Tanzania Brown-Nolan: (804) 486-2578
Lauren Dickerson: (804) 371-0068
Anita Dolan: (804) 486-2595

Fax: (804) 486-2323
Correo electrónico: informationcontrol@vec.virginia.gov

También puede comunicarse con nosotros si tiene preguntas sobre la solicitud de registros del VEC. Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre FOIA. Puede ponerse en contacto con el Consejo por correo electrónico en foiacouncil@dls.virginia.gov, o por teléfono al (804) 225-3056 o [llamada gratuita] 1-866-448-4100. Para comentar sobre la respuesta de la Virginia Employment Commission a las solicitudes de FOIA, complete un Formulario de comentarios públicos.

Las responsabilidades del VEC al responder a su solicitud

  • El VEC debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "Día Uno" se considera el día después de recibir su solicitud. El período de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
  • El motivo detrás de su solicitud de registros públicos del VEC es irrelevante y no tiene que indicar por qué desea los registros antes de que respondamos a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite que el VEC le pida que proporcione su nombre y dirección legal. Se requiere su dirección legal ya que la FOIA solo se aplica a los ciudadanos de Virginia y a los representantes de los medios de comunicación con circulación en Virginia. Las agencias no tienen la obligación de extender los beneficios de las solicitudes de FOIA a individuos y organismos de medios que residen fuera de Virginia.
  • La FOIA requiere que el VEC responda a su solicitud dentro del período de cinco días:
  1. Le proporcionamos los registros que ha solicitado en su totalidad. El VEC debe proporcionar los registros actualmente existentes. La FOIA no requiere que el VEC cree registros en respuesta a una solicitud de la FOIA.
  2. Denegarle el acceso a todos los registros que usted solicitó, porque todos los registros están sujetos a una exención estatutaria específica. Si se deniega el acceso a todos los registros, debemos enviarle una respuesta por escrito. Este documento deberá identificar el volumen y el tema de los registros que se deniegan e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite denegar el acceso a los registros.
  3. Entregarle algunos de los registros que ha solicitado y denegarle el acceso a otros. No podemos denegarle el acceso a un registro completo si solo una parte está sujeta a exenciones. En ese caso, podemos ocultar la parte cuyo acceso está denegado y facilitarle el resto del registro. Debemos entregarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite que no se proporcionen partes de los documentos solicitados.
  4. Le informamos por escrito que los registros solicitados no se pueden encontrar o no existen (no tenemos los registros que desea). Sin embargo, si sabemos que otro organismo público tiene los registros solicitados, debemos incluir la información de contacto del otro organismo público en nuestra respuesta.
  5. Si es prácticamente imposible que el VEC responda a su solicitud dentro del plazo de cinco días, debemos indicarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos da un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.
  6. Si realiza una solicitud de una gran cantidad de registros y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de los 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizativas, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción de los registros antes de ir a la corte para solicitar más tiempo.

Costos

Ver política de tarifas

  • Es posible que deba pagar por los registros que solicite al VEC. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo del personal dedicado a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales.
  • Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, podemos pedirle que pague un depósito, que no excederá el monto de la estimación, antes de proceder con la solicitud. Los cinco días que tenemos para atender a su solicitud no incluyen el tiempo transcurrido entre nuestra petición de un depósito y su respuesta.
  • Puede pedir que estimemos por adelantado los costos por proporcionar los registros solicitados. De esta manera, podrá saber el precio por adelantado y tendrá la oportunidad de modificar su solicitud para intentar reducir los costos estimados.
  • Si nos debe dinero de una solicitud de FOIA anterior que ha permanecido impaga durante más de 30 días, el VEC puede requerir el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud de FOIA.

Exenciones de uso común